Dit ga je doen

“Het leuke aan mijn functie is dat je de medezeggenschap met raad en daad mag bijstaan op basis van de Wet op de Ondernemingsraden enerzijds en de uitgangspunten van de medezeggenschap anderzijds, , dat je veel afwisseling hebt in je werk, dat je voor een groot deel zelfstandig kunt werken en tegelijkertijd deel uitmaakt van een team dat de medezeggenschap ondersteunt en waar je mee kunt sparren.” 

Mieke, team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap.

Als ambtelijk secretaris ondersteun je een onderdeelcommissie Dienstverlenen of de onderdeelcommissie van Informatie Voorziening van de ondernemingsraad. Je adviseert de commissie over de status van voorgelegde stukken, over de te volgen strategie, over het nieuwe, aangepaste of ingetrokken beleid van de organisatie en het uitvoeren daarvan. Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de acties en besluiten die voortvloeien uit de overleggen van de onderdeelcommissie. 

Je verzamelt, interpreteert en distribueert informatie met betrekking tot de ontwikkeling en regelgeving op het gebied van medezeggenschap. Je attendeert het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie op zaken die zijn aandacht vragen en geeft gevraagd en ongevraagd advies. Je onderhoudt de noodzakelijke functionele contacten, in- en extern. Hierbij ben je in staat om je eigen werk op een efficiënte en effectieve manier te organiseren, zonder je flexibiliteit te verliezen.

In overleg met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en met het directiesecretariaat ben je (mede)verantwoordelijk voor de voorbereiding van de agenda voor de overleg vergaderingen en behandelvoorstellen voor de geagendeerde onderwerpen. Je zorgt bij toerbeurt met de directiesecretaris voor de notulen, de verslaglegging, stelt de actiepuntenlijst op en bewaakt de tijdige afdoening van de acties en besluiten van de overlegvergadering. Op termijn kan deze werkwijze wijzigen.

Samen met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en het directiesecretariaat bepaal je de jaarlijkse vergaderplanning voor het overleg met de bestuurder. Tot slot kun je worden gevraagd om redacteur te zijn van of het jaarverslag van de onderdeelcommissie te schrijven. Ook adviseer en coördineer je de scholings- en cursusprogramma’s. 

Bij vertrek van een lid organiseer je samen met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie de belangstellingsregistratie voor de onderdeelcommissie. Eén keer in de drie jaar, in 2027, doe je dit voor de hele onderdeelcommissie. 

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Samenwerken met en ondersteunen van het dagelijks bestuur.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies over procedures, wettelijke aangelegenheden en onderwerpen die aan de orde zijn in de onderdeelcommissie, op basis van de interpretatie/toelichting uit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
• Je rappelleert, signaleert knelpunten en bewaakt termijnen en procedures.

Dit bieden we nog meer

• IKB: Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op het basissalaris. Het IKB kun je vrij besteden als extra inkomen, aan een fietsregeling, fitness abonnement, extra verlofuren of zelfs je studieschuld van max. €2.000 per jaar belastingvrij aflossen bij DUO.
• Vakantiedagen: 144 wettelijke vakantie-uren plus 64 IKB-verlofuren per jaar o.b.v. 36 uur.
• Pensioen: Je bouwt je pensioen op (27% waarvan 18,9% werkgeversbijdrage) bij het ABP, een van de grootste pensioenfondsen van Nederland.
• Verlofregelingen: Geboorteverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof.
• Thuiswerkvergoeding: Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van €2,45 per dag.
• Thuiswerkplek/verduurzaming: €750 voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning.
• Reiskostenvergoeding: 100% OV-vergoeding met de 2e klasmobiliteitsvergoeding.
• Trainingen, cursussen en opleidingen: Opleidingsbudget voor jouw persoonlijke ontwikkeling en groei.

Meer informatie: https://www.caorijk.nl

Dit vragen wij

Herken jij jezelf hierin?

• Je beschikt over een hbo-werk- en denkniveau en hebt brede kennis en ervaring met het werken met relevante wet- en regelgeving, met name de Wet op de Ondernemingsraden.
• Je hebt affiniteit met personeelsaangelegenheden. Kennis en ervaring met wet- en regelgeving zoals de CAO Rijk, is een pre.
• Het is een pre als je geschoold bent tot ambtelijk secretaris. 
• Je hebt aantoonbare adviesvaardigheden en bent vaardig in het zorgvuldig notuleren van vergaderingen.
• Je hebt inzicht in de functionele omgeving van de medezeggenschap en relevante bestuurlijke relaties en hebt daarnaast kennis van logistieke, organisatorische en secretariële werkprocessen en geautomatiseerde systemen.
• Je bent klantgericht, flexibel en oplossingsgericht in je ondersteuning van medezeggenschapsleden;
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, MS Teams, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen. 

Competenties

• Adviesvaardigheden
• Analyseren
• Klantgericht
• Flexibel
• Oplossingsgericht
• Zorgvuldig (o.a. in het notuleren van vergaderingen)

Hier kom je te werken

Directie Bedrijfsvoering (BV)

Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND haar taak zo goed mogelijk kan uitvoeren. De directie wil haar partners zo goed mogelijk in positie brengen, zodat we samen de opgave van de IND realiseren. De directie Bedrijfsvoering doet dit vanuit een regisserende, adviserende, kaderstellende, toetsende en ondersteunende rol: met een brede blik op het gebied van mens en organisatie, financiën, control, business intelligence, Lean, interne audits, huisvesting, facilitaire voorzieningen, inkoop, duurzaamheid en veiligheid. Dit betekent dat wij weten wat de IND nu, maar ook in de toekomst, nodig heeft zodat we duurzame en toekomstbestendig adviezen en producten leveren.

De directie Bedrijfsvoering is ongeveer 400 fte groot. De directie is opgebouwd in drie managementlagen: de directeur, een aantal tactisch managers en operationeel managers. Een deel van de uitvoering van de bedrijfsvoering is belegd in shared service organisaties, waarvoor de directie BV opdrachtgever is. Functionele kaderstelling komt via het ministerie van J&V naar de directie BV.

De directeur en de managers worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de tactisch managers vindt plaats door staf adviseurs.

Afdeling Mens en Organisatie 

Om een toekomstbestendige organisatie te zijn, moet de IND in staat zijn om haar werkwijzesnel aan te passen aan de nieuwewerkelijkheid. Dat vraagtom een fundamentele doorontwikkeling van een nieuwe manier van werken (zelforganisatie) met daarop toegesneden leiderschap en medewerkerschap. Medewerkers die verantwoordelijkheid nemen en voelen voor hun werk, hun ontwikkeling en (verdere) professionalisering. Leiderschap dat steeds minder inhoudelijk en operationeel is, meer dienend en sturend, met meer ruimte voor strategie en verbinding en gericht op het ondersteunen van medewerkers in hun vakmanschap en ontwikkeling.

De afdeling HR bestaat uit de volgende teams:

• HR Advies.
• IND Academie.
• Beleid, Innovatie en Ontwikkeling (BIO) Beleid (BIO–Beleid).
• Management Informatie en Toegang (MIT).
• Werving, Selectie en Ondersteuning (WSO).
• Advies en Ondersteuning Medezeggenschap (AOM).

Het team Advies is verantwoordelijk voor het op een eenduidige wijze toepassen van HR- beleid, HR-instrumenten en HR-processen binnen de verschillende organisatieonderdelen van de IND.

Het team IND Academie houdt zich bezig met de opleidings- en ontwikkelactiviteiten ten behoeve van teams, groepen medewerkers en individuele medewerkers.

In het team BIO-Beleid vindt de vertaalslag plaats van organisatiedoelstellingen naar benodigd HR- beleid en instrumentarium. Bij de ontwikkeling van het beleid en de instrumenten wordt rekening gehouden met de kaders vanuithet Rijk en J&V. Management development is tevensondergebracht in dit team.

Het team Management Informatie en Toegang houdt zich bezig met HR-dataen het gebruik en toepassing hierinuit te bouwen. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het opzettenen professionaliseren van het toegang- beleid binnen de IND.

Het team Werving & Selectie en Ondersteuning is verantwoordelijk voor de werving en selectie van diverse functies (regulier, schaars en bulkwerving) en de ondersteuning in dit proces.Ook zijn ze verantwoordelijk voor het vergroten van de bekendheid van de IND als aantrekkelijke werkgever.

Het team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap heeft als taak de ondernemingsraad, de vaste commissies van de ondernemingsraad en de onderdeelcommissies binnen de IND gevraagd en ongevraagd te voorzien van advies en secretarieel en administratief te ondersteunen.

Medezeggenschap bij de IND

De medezeggenschap bij de IND wordt gevormd door de ondernemingsraad (OR), en zes onderdeelcommissies. De OR kent vijf vaste commissies: HRM, VGWM, Bedrijfsvoering & Financiën Privacy-AVG en Communicatie. 

De overleggen van de medezeggenschap vinden digitaal plaats of worden op een IND-vestiging of een andere locatie georganiseerd.

Team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap

Het team Adviesen Ondersteuning Medezeggenschap (AOM)heeft als taak de ondernemingsraad, de vastecommissies van de OR en deonderdeelcommissies binnen de INDgevraagd en ongevraagd te voorzien van advies en secretarieel en administratief te ondersteunen. Een maal in de week is een digitaal koffiemoment met collega’s van het team. Een eenmaal in de maand vindt er fysiek een werkoverleg plaats in Utrecht of digitaal. AOM maakt deel uitvan de afdeling Mens en Organisatie binnen de directie Bedrijfsvoering.

Voor het team zijn we op zoek naar twee enthousiaste ambtelijk secretarissen medezeggenschap die op een gedreven en dynamische manier invulling kan geven aan deze functie. De ambtelijk secretaris ressorteert functioneel onder de voorzitter van de onderdeelcommissie en hiërarchisch onder de operationeel manager van het team advies en ondersteuning medezeggenschap. Het team heeft vooralsnog geen vaste locatie waar de werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. Een werkdag is gegarandeerd afwisselend en nooit saai, hij is voorbij voor je er erg in hebt.

Bijzonderheden

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering (BV) tijdelijk voor de duur van één jaar, 2 vacatures voor de functie van Ambtelijk Secretaris (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S9). Het gaat om één functie voor 18 uur per week en één functie voor 24 uur per week. 

Vanwege de overleggen van de onderdeelcommissies van de ondernemingsraad op maandag is het niet mogelijk om beide functies met elkaar te combineren. De functies kunnen vervuld worden door middel van detachering voor de duur van maximaal één jaar. 

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op de IND locatie aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is, zoals bij overleg van de onderdeelcommissie.

Dit gaat in overleg met je leidinggevende en het dagelijks bestuur van de OC. 

De vacature is gelijktijdig intern en extern gepubliceerd in het kader van de pilot ‘Gelijktijdige openstelling vacatures’.

Alle voorrangsposities blijven behouden en worden gewaarborgd.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. 
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. 

Bij voldoende sollicitanten kan de vacature eerder worden gesloten dan de aangegeven deadline. Na het sluiten van de vacature kunnen er voor deze ronde geen sollicitaties meer in behandeling worden genomen, we vragen je daarom vriendelijk om niet tot het laatste moment te wachten met het insturen van jouw sollicitatie.